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Come organizzare il proprio tempo

Intervista ai fondatori di Noisli: Sabine Staggl e Stefano Merlo

Tempo di lettura: 2 minuti e 30 circa
Come poter usare Noisli al meglio?
Noisli è pensato per facilitare il lavoro e aumentare la produttività in un modo piacevole e rilassante. Può essere usato per lavorare, durante lo studio e la lettura o in viaggio. Lo scopo di Noisli è quello di bloccare i rumori esterni come il vocio di colleghi o compagni di studio, traffico etc., con dei suoni di fondo creando un ambiente familiare e piacevole che permetta di concentrarsi completamente sul proprio compito. Per questo motivo è consigliato usare Noisli con un paio di cuffie.
Noisli può essere utilizzato tramite computer accedendo al sito web o tramite Smartphone con l’applicazione iOS (che offre tutti i suoni offline).
Accedendo al sito si può scegliere tra le combinazioni predefinite random, productivity, relax o creare e combinare i suoni a proprio piacere. Creando un profilo si può: 
  • salvare le proprie combinazioni,
  • usare il text editor (che ha lo scopo di far concentrare l’utente sul contenuto piuttosto che sulla formattazione del testo), 
  • impostare il Timer per delle productivity sessions
Il timer è ispirato alla Pomodoro Technique, facilitando la concentrazione sul compito che si sta eseguendo e prevenendo i cosiddetti burn out causati da compiti troppo lunghi e senza pause. Questa tecnica si basa sul fatto di lavorare e concentrarsi per brevi periodi di solito di 25 minuti. Dopo ogni sessione completata si deve fare una pausa di 5 minuti e dopo 3 sessioni è consigliato fare una pausa più lunga di 15/30 minuti. Lo scopo è ovviamente di concludere più sessioni di lavoro possibili. 
Come vi è venuta in mente l’idea?
Entrambi stavamo lavorando da casa come designer. Il problema lavorando da casa è che non è semplice mantenere la motivazione e non sentirsi isolati. Io (Stefano) ero già a conoscenza dei benefici dei rumori di fondo (background noise), ma nessuna soluzione disponibile mi dava l’esperienza che cercavo. Per questo ho deciso di creare un mio background noise generator.
Il progetto ha da subito avuto un grande riscontro, sia dagli utenti che dalla stampa online, e questo, assieme a tutti i feedback ricevuti e al fatto di essersi dimostrato un servizio utile a molti, ci ha dato la possibilità di trasformarlo in una vera azienda e lavorarci full-time.
Che metodo usate per pianificare un lavoro?
Come per ogni lavoro o progetto, bisogna capirne innanzitutto il perché.
Senza sapere il perché, alla lunga si rischia di perdere di vista l’obbiettivo, non essere abbastanza motivati e di non riuscire a continuare nei momenti difficili.
Fatto questo serve definire il progetto/lavoro nel suo complesso e analizzare quali componenti comprende o richiede e cosa o chi sia necessario per completarlo. Una volta che si hanno tutti questi elementi bisogna affettare il progetto il più possibile in compiti più piccoli, e definire ogni compito iniziando con una azione. Ad esempio: “Leggere il libro X”, “Chiamare Y”, “Mandare una mail a Z”. I compiti devono essere ben definiti.
Se i compiti sono troppo vaghi non si saprà da dove partire e come agire. Dividendo il progetto in questo modo, oltre a procedere in modo più fluido, sarà anche poi molto più facile stabilire ed aggiustare i tempi in quanto si è in grado di fare piccoli test e quindi delle stime (ad esempio: quest’anno voglio leggere 48 libri. Questo significa che dovrei leggere almeno 4 libri al mese, e quindi 1 libro a settimana. Ogni libro ha in media X pagine, e questo significa leggere ogni giorno almeno Y pagine). 
Un altro consiglio che possiamo dare è quello di cominciare prima con i compiti difficili quando si è ancora freschi e più concentrati.
Completati i compiti difficili, si avrà l’impressione di avere già concluso molto e si avrà la mente più leggera durante tutto il resto della giornata. Molto motivante è inoltre il gesto reale di cancellare un compito dalla To-Do list una volta completato.
Qual è la prima cosa da fare acceso il pc al mattino?
Non c’è un metodo universale: siamo convinti che ognuno debba provare e capire qual è il metodo migliore e che funziona meglio nel proprio caso.
Un consiglio utile che possiamo dare è di pianificare la giornata e la To-Do List già dalla sera prima quindi ancora prima di accendere il computer al mattino.
In questo modo ci si libera la testa, si riposa meglio, e si inizia la giornata con un piano ben preciso e quindi più determinati.
In generale è meglio strutturare la giornata e tutte le cose da fare prima ancora di accendere il computer. In questo modo sarà molto più semplice rimanere concentrati e non perdersi tra news o i vari Facebook o Twitter feed.
Aggiornarsi e leggere le news è una parte fondamentale per rimanere a contatto con il mondo, ma è meglio se fatto più tardi al mattino e dandoci un limite di tempo pianificato prima.
Che metodo usate per cancellare le mail inutili nell’inbox?
Un tip per l’inbox è quello di pianificare un tempo predefinito durante la giornata in cui si controlla l’email. Il quando o la frequenza dipende ovviamente dalle necessità del lavoro che si deve svolgere. Inoltre, mai controllare l’email quando non si è pronti per ricevere nuove informazioni. 
Per gestire email inutili o l’inbox in generale ci sono vari metodi, come ad esempio il famoso Inbox Zero e diversi programmi molto utili per raggiungerlo, come ad esempio Mailbox di Dropbox.
E ora...
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